Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

MLL:n Hervannan paikallisyhdistys/Hämeen piiri

Sähköposti: mll.hervanta@gmail.com

2. Yhteyshenkilö

Riina Ahonen

Sähköposti: mll.hervanta@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Tapahtumien/kerhojen osallistuja- ja tiedotusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

MLL:n Hervannan paikallisyhdistys /Hämeen piiri käsittelee henkilötietoja yhdistyksen tapahtumiin ja retkiin osallistumista varten. Tapahtumiin ja retkiin osallistuminen saattaa edellyttää ilmoittautumista.

Henkilön antamia yhteystietoja saatetaan käsitellä myös uutiskirjeen lähettämiseen sekä markkinointiin.

Perhekahvila Maitoparran asiakkaiden henkilötietoja kerätään tilastointia varten.

5. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen, rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Henkilötietoja säilytetään vuoden tapahtuman jälkeen tai 2 vuotta ilmoituksesta. Maksutietoja käsitellään kirjanpitoaineiston yhteydessä. Niitä säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Tiedot poistetaan, kun määritelty säilytysaika on kulunut umpeen.

6. Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Henkilöryhmät, joiden tietoja käsitellään, ovat Rekisterinpitäjän järjestämään tapahtumaan osallis­tujia tai markkinointiluvan antaneita.

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa tapahtumaan ilmoittautuneen etu- ja sukunimi- sekä mahdollisia yhteystietoja ja tapahtumaan liittyviä muita tarpeellisia tietoja. Re­kisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot saattavat sisältää myös seuraavia tietoja: sähköposti, syntymäaika tai allergiatiedot.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujan ilmoittamat tiedot ja laskutuksen tietokanta.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja voidaan jakaa MLL:n sisällä sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Lisäksi rekis­teritiedot siirretään tarvittaessa määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

 Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.  

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.  

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 6.9.2018.